Après avoir sélectionné des CV appropriés, les employeurs commenceront à envoyer des e-mails de confirmation d’entretien aux candidats. Peut-être qu’à ce moment-là, pour des raisons personnelles, vous souhaitez refuser l’opportunité d’interviewer et arrêter de postuler à ce poste. Cependant, vous ne voulez pas non plus offenser l’employeur. Ensuite, avec l’article suivant, apprenez à rédiger un e-mail pour décliner une invitation à un entretien de manière habile, polie et professionnelle !

I. Pourquoi est-il nécessaire d’envoyer un e-mail de refus d’entretien ?

En fait, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les candidats refusent une opportunité d’entretien. En règle générale, ne pas être en mesure d’organiser une heure d’entretien, découvrir de mauvaises informations sur l’entreprise qui recrute ou tout simplement ne plus sentir que le poste vous convient.

Cependant, au lieu de rendre compte directement à l’employeur, de nombreuses personnes choisissent de garder le silence et ne répondent pas à l’e-mail de confirmation même si elles ont ouvert l’invitation à l’entretien. Cela fera sentir à l’entreprise qui recrute que vous n’êtes pas professionnel et que vous manquez de respect envers l’autre partie.

Ces critiques négatives peuvent ne pas avoir un effet immédiat sur vous. Mais à long terme, vous devrez socialiser avec de nombreux partenaires et clients différents. Qui sait, peut-être parmi celles-ci se trouveront d’anciennes sociétés de recrutement, ou des entreprises qui ont travaillé avec elles. À ce moment-là, vous pouvez être répertorié comme une personne peu fiable et conduire à des opportunités manquées de coopération, de développement, …

Ainsi, lorsque vous recevez une invitation à un entretien, vous devez immédiatement répondre à l’employeur au sujet de votre décision. Si vous refusez, donnez-leur avec tact une raison valable et acceptable, et remerciez-les de vous avoir donné cette précieuse opportunité.

Cela aide non seulement les employeurs à prendre l’initiative de trouver du personnel, mais prouve également votre esprit de travail professionnel. De plus, l’envoi d’un e-mail de refus d’entretien permet également d’éviter de faire perdre du temps aux deux parties et crée de la sympathie pour l’entreprise qui recrute.

II. Suggérer des raisons pour refuser une entrevue

Un bon motif valable de refus permettra à l’employeur d’accepter et de se sentir plus facilement respecté. Par conséquent, vous devez prendre en compte pour être en mesure de faire le choix le plus approprié lorsque vous décidez de refuser une invitation à un entretien. Voici quelques-unes des raisons les plus courantes pour refuser une entrevue.

Cependant, il s’agit également d’une suggestion à titre indicatif uniquement, et vous devez vous fier à la situation réelle pour donner la raison la plus appropriée, la plus légitime et la plus sage !

– Impossible d’organiser le temps pour assister à l’entretien.

– Certains changements dans votre emploi du temps personnel vous empêchent de vous organiser pour travailler dans l’entreprise, que vous ayez réussi ou non un entretien.

– La politique de l’ancienne entreprise a changé et vous souhaitez continuer à travailler ici.

– Après avoir fait vos recherches, vous découvrez que vos objectifs de carrière ne sont pas compatibles avec la mission ou la culture de l’entreprise.

– La politique de rémunération des employés n’a pas répondu à vos attentes.

Parce que la réponse par e-mail était tardive, vous avez accepté un emploi dans une autre entreprise.

III. Structure de la lettre de refus d’entretien par e-mail

1. Objet de l’e-mail

Chaque jour, les services RH peuvent recevoir des dizaines à des centaines d’e-mails différents. Par conséquent, la définition des lignes d’objet des e-mails signifie que vous aidez les employeurs à gagner du temps et à recevoir des commentaires plus rapidement.

Et bien qu’il n’y ait pas de formule universelle pour le sujet des e-mails, il existe quelques conseils que vous pouvez suivre pour que les recruteurs le remarquent plus facilement, tels que :

– Au lieu de rédiger un nouvel e-mail de refus, vous devez répondre immédiatement dans la lettre d’invitation à l’entretien de l’employeur.

– Dans le cas de la rédaction d’une nouvelle lettre, l’objet de l’e-mail doit inclure votre nom complet ainsi que le poste pour lequel vous avez postulé.

– De plus, vous pouvez ajouter la phrase “rejeter l’entretien” devant le titre pour permettre aux employeurs de voir plus facilement votre e-mail.

2. Contenu des messages

Lors de la rédaction du contenu d’un e-mail, vous devez faire attention à la présentation ainsi qu’à l’utilisation des phrases et des mots de la manière la plus polie et la plus habile. Évitez d’écrire des ronds-points, longs mais sans objectif ou de présenter un problème trop détaillé. Cela rendra votre e-mail non professionnel et ennuyera vos lecteurs.

De plus, votre e-mail doit s’assurer qu’il contient tout le contenu nécessaire dans une lettre de refus d’entretien. Inclure:

– E-mail d’ouverture : Vous devez préciser clairement à qui cet e-mail sera envoyé, dans quel service. Cette information se trouve dans la section signature à la fin de l’invitation à l’entrevue. Après avoir su exactement, veuillez ouvrir l’e-mail avec la phrase “Cher/Salutations/Cher + nom du destinataire + poste, service de travail”. Spécifier le nom du destinataire de l’e-mail le fera se sentir respecté et vous appréciera bien.

– Merci: Ensuite, vous devez remercier l’employeur de vous avoir donné cette précieuse opportunité d’entretien. Bien qu’il ne s’agisse que d’une lettre, cela montre votre appréciation pour ce poste ainsi que pour l’entreprise !

Confirmation de ne pas participer à l’entretien : C’est la partie principale et la plus importante de l’ensemble de l’e-mail. Dans cette section, vous devez indiquer les raisons pour lesquelles vous n’avez pas pu recevoir l’entretien de manière concise, claire et concise. Si vous refusez parce que vous ne pouvez pas convenir d’un horaire, vous devez également suggérer intelligemment à l’employeur l’heure la plus proche à laquelle vous pouvez accepter l’entretien. Afin qu’ils puissent réfléchir et vous envoyer un e-mail de réponse dans les plus brefs délais. Aussi, n’écrivez pas trop sur la raison du rejet, cela mettra facilement la société de recrutement en colère et aura de mauvaises critiques pour vous !

– Envoyer des salutations: Un bon vœu aidera à atténuer quelque peu la déception de l’employeur. En même temps, cela montre que vous êtes une personne délicate et habile en communication et en comportement. Alors, n’oubliez pas d’envoyer vos meilleurs vœux à la fin de votre lettre de refus d’entretien !

– Salutations finales : Quel que soit l’e-mail, à la fin de la lettre, vous devez adresser au destinataire un message d’accueil sincère. Cela vous aidera à faire preuve de courtoisie, de professionnalisme et de respect envers l’employeur.

– Signature: Vos coordonnées doivent être complètes. Même s’il s’agit d’un e-mail de refus d’entretien, l’employeur peut toujours enregistrer les informations du candidat à de nombreuses autres fins. Alors, ne sautez pas la signature dans un e-mail !

Et même s’il s’agit d’un e-mail de refus d’entretien, vous ne devez pas être trop timide ou condescendant. De plus, pour garder une bonne impression auprès de l’employeur, vous pouvez inclure dans la lettre des excuses sincères pour avoir pris le temps d’examiner son CV.

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IV. Comment envoyer un e-mail de refus d’entretien tout en marquant des points auprès de l’employeur ?

1. Envoyez rapidement des commentaires par e-mail aux employeurs

Après avoir reçu un e-mail d’invitation à un entretien de la part de l’employeur, vous devez prendre rapidement votre décision et y répondre dans les plus brefs délais. Cela évitera de faire perdre du temps aux deux parties, ainsi que de montrer que vous êtes professionnel et respectueux de votre entreprise.

De plus, la réception prochaine de votre e-mail de réponse aidera également les employeurs à comprendre la situation et à être plus proactifs dans la recherche de personnel.

De plus, vous devez être sûr de chaque décision que vous prenez. Car une fois que vous avez envoyé un e-mail de refus, cela signifie que vous avez raté une opportunité d’emploi et que vous devrez attendre le prochain recrutement (heure inconnue).

Cependant, si l’indécision entraîne un retard dans la prise de décision, vous pouvez être perçu comme indécis, peu fiable et, pire encore, non professionnel.

2. Utilisez un langage poli et sincère

Dans le processus de rédaction d’un e-mail de refus d’entretien, vous devez faire attention à la présentation ainsi qu’à l’utilisation habile des mots et des phrases. Assurez-vous que le langage que vous utilisez est suffisamment poli et correct, tout en faisant preuve de sincérité et de convivialité. Cela aidera l’employeur à avoir une opinion favorable et une évaluation positive de vous, même si vous lui envoyez un refus catégorique.

3. Donnez une raison de refus avec tact

En fait, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles nous décidons de ne pas accepter une entrevue. Cela peut venir de raisons subjectives telles que l’impossibilité d’aménager du temps, des changements d’horaire personnel,… A des raisons objectives telles que vous n’êtes pas satisfait de la politique de rémunération, du salaire et des primes.

Cependant, toutes les raisons ne doivent pas être indiquées dans le motif du refus d’interviewer. Le fait que vous parliez directement et franchement rendra parfois l’employeur mécontent ou mal à l’aise. Mais si vous présentez une présentation détournée ou malhonnête, cela les rend moins professionnels et moins fiables. Par conséquent, en plus de choisir un motif de refus approprié, vous devez également le mettre dans l’e-mail de manière très intelligente afin que l’employeur puisse facilement l’accepter et garder une bonne impression !

4. Pas besoin d’expliquer longtemps, trop détaillé

Bien que la raison de ne pas se présenter à l’entretien soit une partie importante de l’e-mail de refus, vous n’avez pas besoin de l’expliquer trop en détail à l’employeur.

Premièrement, ces informations ne sont parfois pas vraiment nécessaires à l’entreprise qui recrute.

Deuxièmement, la longue explication vous amènera parfois à révéler par inadvertance les véritables objectifs, intentions ou raisons qui ont conduit à la décision de refuser l’invitation à l’entretien.

Et une fois que les employeurs le sauront, ils auront des critiques négatives et hostiles à votre égard. Cela affectera votre travail à long terme. Par conséquent, vous devez vous assurer que le contenu de l’e-mail contient tous les éléments nécessaires ainsi que la présentation la plus concise, claire et concise. Mieux vaut aller droit au but, évitez les divagations !

5. L’attitude est la chose la plus importante

Chaque processus de recrutement prend beaucoup de temps. Non seulement vous faites l’effort de postuler, mais les recruteurs travaillent également très dur pour filtrer les CV, traiter et organiser des entretiens appropriés. Ainsi, même si vous refusez, vous devez toujours exprimer dans votre e-mail à quel point vous êtes reconnaissant envers votre entreprise de vous avoir donné la possibilité de postuler avec un sincère merci.

De plus, vous pouvez également envoyer des excuses à l’employeur pour avoir perdu du temps et vous excuser de ne pas avoir pu accepter l’entretien. Cependant, vous n’avez pas à être timide ou humble dans votre lettre de refus. Ce que vous devez montrer à l’employeur, c’est la sincérité, la politesse et la décence.

V. Exemple d’e-mail pour refuser l’entretien

1. Échantillon vietnamien

– Goûter e-mail de refus d’entretien avec motifs généraux

– Goûter E-mail de refus d’entretien avec des raisons précises

2. Échantillon anglais

– Goûter e-mail de refus d’entretien 1

– Goûter e-mail de refus d’entretien 2

En savoir plus :>> Comment envoyer un CV par e-mail pour attirer l’attention des employeurs

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Nous espérons que cet article vous a apporté des informations utiles pour le processus de candidature à venir. Bonne chance pour trouver l’emploi de vos rêves. Et n’hésitez pas à laisser un commentaire pour me faire savoir si vous avez d’autres questions !